Phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp lưu trữ hóa đơn điện tử theo luật kế toán, lập – xuất hóa đơn nhanh chóng, dễ dàng… mà còn có chức năng quản lý, phân quyền đáp ứng tối đa nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải phần mềm hóa đơn điện tử nào cũng có chức năng này.

Tại sao hóa đơn điện tử lại cần cơ chế quản lý và phân quyền?

Thông thường trong một doanh nghiệp, khâu kê khai, xuất hóa đơn thường do bộ phận kế toán đảm nhiệm. Kế toán trưởng và kế toán viên sẽ cùng làm việc trên một hệ thống hóa đơn điện tử. Mục đích cuối cùng là để hoàn thành được các công đoạn khác nhau của hóa đơn. Chẳng hạn như: Khai báo thông tin, xác nhận thông tin, ký hóa đơn, gửi hóa đơn,…Sẽ do rất nhiều người trong cùng một bộ phận đảm nhận.

Nếu như không có chức năng quản lý, phân quyền người dùng trên phần mềm hóa đơn điện tử sẽ dẫn đến việc chồng chéo công việc, khó quản lý quá trình, tiến độc công việc. Đặc biệt, với người quản lý cao nhất thì khâu quản lý hóa đơn thực sự là bài toán nan giải, khó có thể xác định được tính chính xác và minh bạch trên các hóa đơn gửi đi. Chính bởi vậy, yêu cầu về chức năng quản lý và phân quyền người dùng đang được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm. Với chức năng này sẽ giúp các doanh nghiệp:

Dễ dàng quản lý tiến độ công việc: Với chức năng này, mỗi nhân viên sẽ được cấp một tài khoản quản lý hóa đơn điện tử với các vai trò nhất định. Người quản lý có thể biết được ai đang làm việc với hóa đơn, biết ai đang chỉnh sửa các hóa đơn đó.Và người quản lý cũng có thể dễ dàng thay đổi các chức năng, vai trò công việc đối với từng nhân viên của mình.

Tiết kiệm thời gian làm việc trên các hóa đơn hơn: hỗ trợ quản lý các hóa đơn hiệu quả nhằm tối ưu hiệu suất công việc. Giảm thiểu những rủi ro thất lạc, sai sót trên hóa đơn điện tử: Cơ chế phân quyền, quản lý hóa đơn điện tử sẽ giúp bạn có thể kiểm tra sâu sát với các hóa đơn điện tử hơn.

Vậy chức năng quản lý và phân quyền người dùng trên phần mềm hoạt đông như thế nào?

Thông thường, cơ chế quản lý người dùng trên phần mềm hóa đơn điện tử bao gồm những hạng mục sau:

Tên đăng nhập: Là tên người dùng đăng nhập vào hệ thống. Tên đăng nhập thường được lấy từ chính họ tên của người dùng để dễ nhận biết. Tên đăng nhập lớn nhất vào toàn bộ hệ thống thường được mặc định là ADMIN và gần như chỉ có cấp quản trị cao nhất của bộ phận như kế toán trưởng hoặc chủ doanh nghiệp mới có thể sử dụng.

Họ và tên: Là họ và tên của người dùng.

Đơn vị & bộ phận: Là tên đơn vị và bộ phận mà hiện tại người dùng đang công tác.

Vai trò & quyền hạn: Người dùng này hiện đang có vai trò trên hóa đơn điện tử như thế nào, kèm theo đó là phần mô tả cụ thể công việc.

• Ảnh hưởng của thị trường tài chính lên báo cáo tài chính
• Best Acer Laptops
• Hạn định thời gian nộp hồ sơ thuế điện tử

Người quản lý cao nhất sẽ có quyền thực hiện việc thay đổi chức năng vai trò công việc của các nhân viên này và dễ dàng kiểm soát, theo dõi tiến độ thực hiện, kiểm tra tính chính xác của hóa đơn. Chính vì vậy công việc quản lý hóa đơn sẽ trở nên đơn giản, dễ dàng và thận tiện hơn rất nhiều, tránh những rủi ro không đáng có có thể xảy ra, gây ảnh hưởng trực tiếp đến công việc, quá trình hoạt động của các doanh nghiệp. Chức năng quản lý và phân quyền người dùng trên phần mềm hóa đơn điện tử thực sự là vấn đề được các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm.