Trước đây, mỗi khi lưu thông hàng hóa trên đường, tài xế phải mang theo hóa đơn giấy để có thể xuất trình giấy tờ chứng minh nguồn gốc, xuất xứ của hàng hóa. Nhiều trường hợp không may bị mất, thất lạc hóa đơn đã gây ra nhiều rắc rối cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp không còn phải xuất trình hóa đơn giấy nữa, mà có thể thực hiện tra cứu trực tuyến, trong trường hợp không thể tra cứu trực tuyến được thì có thể sử dụng bản chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để thực hiện tra cứu.

Nghị định 119/2018/NĐ-CP được Chính phủ ban hành quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ bắt đầu có hiệu lực từ 1/11/2018. Thêm vào đó, Thông tư 68/2019 ra đời đã hoàn thiện hành lang pháp lý vững chắc cho các doanh nghiệp triển khai sử dụng hóa đơn điện tử.

Sau một thời gian triển khai thực hiện, những lợi ích mà hóa đơn điện tử mang lại là điều không thể bàn cãi. Hóa đơn điện tử giúp các doanh nghiệp tiết kiệm tôi đa chi phí, tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp, đồng thời tiêu chuẩn hóa sự quản lý cho cả chính phủ và doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp chuyên nhập khẩu hàng hóa, cung ứng hàng hóa, dịch vụ, việc vận chuyển hàng hóa là điều diễn ra thường xuyên, do đó, khi chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử cũng giúp doanh nghiệp tháo gỡ những khó khăn khi gặp cơ quan chức năng kiểm tra. Thay vì luôn phải mang theo hóa đơn, chứng từ giấy đi đường như trước đây thì giờ đây, tài xế không nhất thiết phải mang theo hóa đơn, chứng từ giấy đi đường nữa, giảm thiểu tối đa tình trạng mất, cháy, thất lạc hóa đơn,…

Khi sử dụng hóa đơn điện tử lưu thông hàng hóa trên đường, khi cơ quan chức năng kiểm tra sẽ sử dụng thiết bị để truy cập tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử, không cần xuất trình hóa đơn chứng từ.

Về cơ bản, các doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng việc không có hóa đơn, chứng từ cần phải xuất trình để chứng minh nguồn gốc sản phẩm đang lưu thông trên đường như trước đây nữa. Việc tra cứu sẽ được đơn vị cơ quan kiểm tra thực hiện thông qua các thiết bị điện tử để tra cứu thông tin trực tuyến trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo như Điều 13 của thông tư 32/2011/TT-BTC có quy định như sau:

“Khi kiểm tra hàng hóa lưu thông trên thị trường, đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan nhà nước, người có thẩm quyền truy cập Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để tra cứu thông tin về hóa đơn điện tử phục vụ yêu cầu quản lý, không yêu cầu cung cấp hóa đơn giấy. Các cơ quan có liên quan có trách nhiệm trang bị các thiết bị để tra cứu dữ liệu hóa đơn điện tử”. 

Chức năng quản lý phân quyền trên phần mềm hóa đơn điện tử 

Đối tượng không được phép sử dụng hóa đơn đặt in là ai?

Nếu trong trường hợp lỗi mạng không thể thực hiện việc tra cứu trực tuyến thì cơ quan chức năng sẽ thực hiện các biện pháp kiểm tra thay thế như: gọi điện lên tổng đài để tra cứu hoặc kiểm tra hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, với sự áp dụng công nghệ kỹ thuật vào các dịch vụ công như hiện nay thì việc lỗi mạng không tra cứu được trực tuyến là điều hiếm gặp.

Với những chia sẻ trên hy vọng đã giúp bạn đọc nắm được việc sử dụng hóa đơn điện tử khi đang lưu thông hàng hóa trên đường, cách để kiểm tra hóa đơn điện tử của cơ quan chức năng.